Comment Retrouver Les Messages Archivés Dans Outlook : Retrouvez vos e-mails archivés en quelques étapes simples. Découvrez comment accéder aux messages archivés, rechercher des messages spécifiques et restaurer des e-mails archivés.
Dans ce guide complet, nous allons explorer les différentes options d’archivage d’Outlook, vous montrer comment créer et gérer des archives, et vous fournir des conseils pour automatiser le processus d’archivage.
Récupérer les messages archivés dans Outlook
Les messages archivés sont des e-mails qui ont été déplacés de votre boîte de réception vers un emplacement de stockage distinct. Cela permet de libérer de l’espace dans votre boîte de réception et de conserver les messages importants à des fins de référence ultérieure.
Dans Outlook, les messages archivés peuvent être stockés dans plusieurs emplacements.Voici les étapes pour accéder aux messages archivés dans Outlook :
Emplacements des messages archivés
- Fichier d’archive Outlook (.pst) :Les messages archivés peuvent être stockés dans un fichier .pst, qui est un fichier de données Outlook distinct de votre boîte de réception principale.
- Boîte aux lettres en ligne :Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, vos messages archivés peuvent être stockés dans votre boîte aux lettres en ligne sur les serveurs de Microsoft.
- Dossier d’archivage automatique :Outlook peut être configuré pour archiver automatiquement les anciens messages dans un dossier spécifique de votre boîte de réception.
Options d’archivage dans Outlook
Outlook propose plusieurs options d’archivage pour gérer les anciens messages électroniques et libérer de l’espace dans votre boîte de réception. Voici les principales options d’archivage :
Chaque option présente des avantages et des inconvénients. Le choix de l’option la plus appropriée dépend de vos besoins et préférences spécifiques.
Archivage automatique
- Permet de configurer des règles automatiques pour déplacer les anciens messages électroniques vers un dossier d’archive.
- Option pratique pour archiver automatiquement les messages répondant à certains critères (par exemple, l’âge, l’expéditeur, le sujet).
- Peut être personnalisé pour répondre à des besoins spécifiques.
Inconvénient : Nécessite une configuration initiale et peut être sujet à des erreurs si les règles ne sont pas définies correctement.
Dossier d’archivage manuel
- Créez un dossier dédié dans Outlook pour stocker les messages archivés.
- Permet de déplacer manuellement les messages vers le dossier d’archive.
- Offre un contrôle total sur le processus d’archivage.
Inconvénient : Peut être fastidieux si de nombreux messages doivent être archivés.
Fichier PST
- Crée un fichier externe (.pst) pour stocker les messages archivés.
- Permet d’archiver un grand nombre de messages en une seule fois.
- Peut être utilisé pour sauvegarder les messages importants.
Inconvénient : Peut nécessiter une gestion manuelle et peut être sujet à des problèmes de corruption.
Archivage en ligne
- Utilise un service de stockage en nuage (par exemple, OneDrive) pour stocker les messages archivés.
- Permet d’accéder aux messages archivés depuis n’importe quel appareil.
- Offre une capacité de stockage illimitée.
Inconvénient : Nécessite une connexion Internet pour accéder aux messages archivés.
Créer et gérer des archives dans Outlook: Comment Retrouver Les Messages Archivés Dans Outlook
Outlook vous permet de créer des archives pour stocker des messages électroniques et des pièces jointes plus anciens. Cela permet de libérer de l’espace dans votre boîte de réception et d’améliorer les performances d’Outlook.
Créer une nouvelle archive
Pour créer une nouvelle archive :* Cliquez sur l’onglet “Fichier” > “Outils de nettoyage” > “Archiver”.
- Dans la boîte de dialogue “Archiver”, sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez créer une archive.
- Sélectionnez l’option “Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers”.
- Choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez archiver les messages.
- Cliquez sur le bouton “Parcourir” pour sélectionner l’emplacement de l’archive.
- Cliquez sur le bouton “OK” pour démarrer le processus d’archivage.
Ajouter et supprimer des messages dans les archives
Une fois que vous avez créé une archive, vous pouvez y ajouter ou en supprimer des messages. Pour ajouter des messages à une archive :* Sélectionnez les messages que vous souhaitez archiver.
- Cliquez sur l’onglet “Fichier” > “Outils de nettoyage” > “Archiver”.
- Dans la boîte de dialogue “Archiver”, sélectionnez le compte de messagerie et l’archive dans laquelle vous souhaitez ajouter les messages.
- Cliquez sur le bouton “OK” pour ajouter les messages à l’archive.
Pour supprimer des messages d’une archive :* Ouvrez l’archive dans Outlook.
- Sélectionnez les messages que vous souhaitez supprimer.
- Appuyez sur la touche “Suppr” de votre clavier.
Gérer les paramètres d’archivage
Outlook vous permet de gérer les paramètres d’archivage, tels que la taille et l’emplacement des archives. Pour gérer les paramètres d’archivage :* Cliquez sur l’onglet “Fichier” > “Options” > “Avancé”.
Dans la section “Archivage automatique”, vous pouvez modifier les paramètres suivants
Emplacement par défaut de l’archive
Taille maximale de l’archive
Intervalle d’archivage automatique
Restaurer les messages archivés dans Outlook
La restauration des messages archivés dans Outlook est un processus simple qui vous permet de récupérer les messages qui ont été supprimés ou déplacés vers un fichier d’archive.
Pour restaurer des messages archivés dans Outlook, suivez les étapes suivantes :
Ouvrir le fichier d’archive
Ouvrez le fichier d’archive dans lequel les messages ont été déplacés. Vous pouvez trouver l’emplacement du fichier d’archive dans les paramètres d’archivage d’Outlook.
Rechercher les messages à restaurer, Comment Retrouver Les Messages Archivés Dans Outlook
Recherchez les messages que vous souhaitez restaurer dans le fichier d’archive. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver des messages spécifiques par expéditeur, objet ou date.
Restaurer les messages
Une fois que vous avez trouvé les messages que vous souhaitez restaurer, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton “Restaurer”. Les messages seront restaurés dans votre boîte de réception ou dans le dossier de votre choix.
Emplacements de stockage des messages restaurés
Les messages restaurés peuvent être stockés dans les emplacements suivants :
- Boîte de réception
- Autres dossiers de messagerie
- Dossier d’archivage d’origine (si vous choisissez de restaurer les messages dans le même dossier)
Conseils pour éviter la perte de données
Pour éviter la perte de données lors de la restauration des messages archivés, suivez ces conseils :
- Créez une sauvegarde de votre fichier d’archive avant de restaurer des messages.
- Vérifiez que les messages ont été restaurés avec succès avant de supprimer le fichier d’archive.
- Utilisez une solution de récupération de données tierce si vous perdez des messages importants.
Automatiser l’archivage dans Outlook
L’archivage automatique dans Outlook vous permet de configurer des règles pour archiver automatiquement les messages en fonction de critères spécifiques. Cela peut vous aider à gérer efficacement votre boîte de réception et à maintenir l’organisation de vos e-mails.
Règles d’archivage automatique
Outlook propose plusieurs options pour automatiser l’archivage des messages :*
-*Archivage basé sur l’âge des messages
Vous pouvez définir une règle pour archiver automatiquement les messages qui ont atteint un certain âge, par exemple ceux qui ont plus de 6 mois.
-
-*Archivage basé sur l’expéditeur ou le destinataire
Vous pouvez créer une règle pour archiver automatiquement les messages provenant ou destinés à des expéditeurs ou des destinataires spécifiques.
-*Archivage basé sur les mots-clés
Vous pouvez définir une règle pour archiver automatiquement les messages contenant des mots-clés spécifiques, par exemple “facture” ou “projet”.
-*Archivage basé sur la taille des messages
Vous pouvez créer une règle pour archiver automatiquement les messages qui dépassent une certaine taille, par exemple 10 Mo.
Paramètres d’archivage automatique
Une fois que vous avez défini une règle d’archivage automatique, vous pouvez configurer les paramètres suivants :*
-*Dossier d’archivage
Sélectionnez le dossier dans lequel les messages archivés doivent être déplacés.
-
-*Inclure les sous-dossiers
Décidez si les sous-dossiers du dossier spécifié doivent également être archivés.
-*Archiver les éléments supprimés
Choisissez si les messages supprimés doivent être archivés.
-*Déplacer les éléments archivés vers le dossier Supprimés
Sélectionnez si les messages archivés doivent être déplacés vers le dossier Supprimés.
Exemples de scénarios d’automatisation d’archivage
Voici quelques exemples de scénarios dans lesquels l’automatisation de l’archivage peut être utile :* Archiver automatiquement les anciens e-mails pour libérer de l’espace dans votre boîte de réception.
- Archiver automatiquement les messages provenant de clients spécifiques pour un accès facile.
- Archiver automatiquement les messages contenant des informations sensibles pour des raisons de sécurité.
- Archiver automatiquement les messages volumineux pour améliorer les performances de votre boîte de réception.
En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pourrez facilement retrouver et gérer vos messages archivés dans Outlook. N’oubliez pas de sauvegarder régulièrement vos archives pour éviter toute perte de données.